Ketahanan Arsip di Tengah Bencana, Catatan Kunjungan ke KUA Aceh

Aceh, Bimas Islam -- Salah satu aspek yang terdampak banjir bandang di Aceh adalah arsip pada Kantor Urusan Agama (KUA) kecamatan. Hal ini menjadi perhatian Tim Kearsipan Ditjen Bimas Islam, Tim Kearsipan Biro Umum Sekjen Kemenag, dan Tim Pelestarian dan Pelindungan Arsip ANRI. Tim ini melakukan peninjauan dan identifikasi kondisi arsip Kantor Urusan Agama (KUA) pasca bencana yang merupakan bagian dari upaya penguatan penyelenggaraan kearsipan pada Kementerian Agama.

Peninjauan dan identifikasi ini bertujuan untuk memperoleh gambaran faktual mengenai kondisi arsip, tingkat kerusakan yang terjadi, serta langkah-langkah penanganan yang telah dan perlu dilakukan guna menjamin keberlangsungan layanan administrasi dan perlindungan informasi publik. Giat ini membuka mata tentang peran penting arsip sebagai penopang ingatan kolektif bangsa. Arsip bukan hanya kumpulan kertas, tetapi saksi hidup perjalanan masyarakat, pemerintahan, dan kebudayaan.

Riset kearsipan ini dilakukan pada Januari 2026 di KUA Merah Dua Kab. Pidie Jaya dan KUA Peusangan Siblah Krueng di Kab. Bireun. Lokasi ini berjarak perjalanan kurang lebih 4 jam dari Banda Aceh. Lamanya waktu perjalanan dimanfaatkan tim untuk berdiskusi mengenai penanganan arsip KUA pascabencana. Rak-rak arsip yang sebagian rusak, dokumen yang mulai memudar, serta ruangan penyimpanan yang belum sepenuhnya ideal menjadi gambaran nyata tantangan yang dihadapi.

Proses peninjauan arsip ini memperlihatkan berbagai kondisi. Ada arsip yang masih dapat diselamatkan, tapi banyak arsip yang memerlukan tindakan pemulihan khusus. Dokumen itu mengalami kerusakan akibat air, lumpur, dan kelembapan tinggi, yang mempercepat pelapukan. Tim melihat ada upaya sistematis yang dilakukan untuk menyelamatkan arsip, mulai dari pembersihan awal, pengeringan, dan pemilahan arsip berdasarkan tingkat kerusakan. Langkah sederhana ini menunjukkan kesadaran bahwa setiap lembar arsip memiliki nilai penting bagi keberlanjutan pelayanan publik dan pelestarian sejarah.

Di balik kondisi arsip KUA yang terdampak bencana, terdapat hak-hak keperdataan dan kependudukan bagi masyarakat.  Karena KUA adalah unit terkecil dari Kementerian Agama, di sini dilaksanakan banyak jenis pelayanan kepada masyarakat, terutama layanan pernikahan. Dari layanan ini, tercipta dokumen pernikahan yang merupakan arsip penting bagi pasangan suami istri, keluarga, maupun negara. Keberadaan arsip ini tidak hanya menjadi dokumen administratif, tetapi juga memiliki nilai hukum, sosial dan perlindungan hak warga negara.

Dokumen pernikahan penting sebagai bukti sah pernikahan, perlindungan hak dan kewajiban suami istri, dasar pengurusan administrasi kependudukan, jaminan hak anak, sumber data bagi negara, dan nilai historis dan arsip. Hilangnya dokumen pernikahan akibat bencana dapat menimbulkan berbagai dampak, baik secara administratif, hukum maupun sosial. Dampak administratif contohnya adalah kesulitan mengurus layanan kependudukan seperti pembuatan Kartu Keluarga, KTP, dampak hukum misalnya jika terjadi sengketa (perceraian, waris, hak asuh anak atau pembagian harta bersama), dampak sosial seperti rasa tidak nyaman atau cemas karena merasa tidak memiliki bukti resmi atas status keluarga, dampak ekonomi misalnya tertundanya pengajuan kredit, warisan atau asuransi yang mensyaratkan bukti pernikahan, serta dampak terhadap anak misalnya sulitnya pencatatan kelahiran.

Kunjungan kerja ke Aceh memberikan gambaran nyata bahwa arsip KUA memiliki peran strategis sebagai bukti sah pelayanan keagamaan dan administrasi negara. Oleh karena itu, upaya penyelamatan dan pemulihan arsip pasca bencana harus dilakukan secara terencana, berkelanjutan, dan didukung oleh kebijakan serta anggaran yang memadai. Hasil kunjungan ini merekomendasikan beberapa langkah penanganan, karena arsip KUA memiliki peran yang sangat penting”. Melalui penguatan sistem kearsipan, diharapkan Kantor Urusan Agama mampu memberikan pelayanan yang tetap prima sekalipun dalam kondisi darurat, sekaligus menjaga keberlanjutan memori kelembagaan.

Lebih dari sekadar melihat kerusakan, kunjungan ke Aceh memberikan pelajaran tentang ketangguhan. Di tengah keterbatasan, terdapat komitmen kuat untuk bangkit dan memperbaiki sistem kearsipan secara bertahap. Arsip dipahami bukan hanya sebagai kewajiban administratif, tetapi sebagai pondasi tata kelola pemerintahan yang akuntabel dan transparan.

Sebagai tindaklanjut, kami menyusun timeline dan membentuk tim restorasi yang akan terjun langsung untuk melakukan penanganan dan pemulihan arsip KUA pascabencana.

Penanganan arsip pascabencana memerlukan kolaborasi lintas pihak, dukungan kebijakan, serta pendampingan berkelanjutan. Aceh mengajarkan bahwa dari puing-puing bencana, selalu ada peluang untuk membangun sistem yang lebih baik. Melalui upaya penyelamatan dan pemulihan arsip, kita tidak hanya menjaga dokumen, tetapi juga merawat ingatan, identitas, dan keberlanjutan bangsa.

Salam Arsip Rita Herawati (Tim Arsip) (kemenag.go.id)